12 полезных правил продуктивности для дизайнера

Приток вдохновения не обеспечить призывами к совести или жесткой дисциплиной. Подход в формате «поработаю 18 часов 7 дней в неделю и через год куплю дом на Бали» в долгосрочной перспективе тоже не сработает. Тут другие секреты. Раскроем правила продуктивности, которые помогут повысить производительность без кофе и справиться с прокрастинацией без стресса.

1. Следуйте стратегии

Нет ничего хуже, чем выполнять работу, в которой не видите смысла, даже если получаете за нее приличный гонорар. И наоборот — понятные и амбициозные цели несут вперед, как реактивный самолет, даже если бюджеты скромные. Приступая к каждой новой задаче, подумайте, что она дает продукту. Не до конца понимаете, какую пользу принесет редизайн сайта, или сомневаетесь, что выбор шрифтов для нового буклета правильный? Обсудите решение с руководителем проекта или заказчиком еще раз. Возможно, вы даже сможете предложить вариант получше.

2. Планируйте день

10-20 минут планирования рабочего дня спасут от зависания. С вечера распишите главные задачи на следующий день (не больше двух) и добавьте несколько буферных, которые можно легко и быстро выполнить. Двигаясь по понятному маршруту, проще экономить энергию и фокусировать внимание. Планируйте и личные, и рабочие дела — так будет ощущение, что все под контролем. Для составления списка задач используйте приложения — например, Things. Этот инструмент очень удобный и простой, а его визуальную лаконичность отметили даже в Apple — он получил престижную награду Apple Design Award.

Скриншот с интерфейсом Things

3. Расставляйте приоритеты

Когда задач слишком много, под их тяжестью можно задохнуться. Но не все в списке требует выполнения, а из того, что требует, не все нужно выполнять моментально. Распределите дела по четырем группам по методу президента США Дуайта Эйзенхауэра:

• важные и срочные (сделать);
• важные, но несрочные (разобраться);
• неважные, но срочные (делегировать);
• неважные и несрочные (отказаться).

Все, чем вы занимаетесь лично, должно быть в группе важных, но не срочных дел. Тогда задачи не накапливаются и нет паники, которая убивает продуктивность. Записывайте дела в приоритетном порядке на листе бумаги или в приложении, например, Eisenhower Matrix. Любой другой планировщик (например, Trello) тоже подойдет — правда, там вместо квадрата будут просто столбцы. Можете распечатать квадрат и наклеивать в каждый из малых квадратов разноцветные стикеры, чтобы визуализировать нагрузку не онлайн, а в физическом пространстве.

Скриншот матрицы с задачами в Eisenhower Matrix

4. Дробите крупные задачи

Любая задача состоит из подзадач. Определите составляющие, расставьте дедлайны для каждой из них и принимайтесь за выполнение. Идеально, если на реализацию каждого блока уйдет не больше 1,5 часов. Например, если создаете дизайн для презентации или электронной книги, разложите процесс на этапы:

• подбор шаблонов;
• сбор графического контента;
• перенос текста;
• редактирование черновой версии;
• утверждение макета с командой.

Комплекс маленьких взаимосвязанных задач воспринимать проще, чем одну неподъемную глыбу. Чем четче разделить таски, тем проще будет переходить от одного к другому. А удовольствие от того, что задача закрыта, даст дополнительную энергию.

5. Делегируйте

Если понимаете, что с задачей быстрее и эффективнее справится кто-то другой, постарайтесь передать ее во вторые руки. Так работа пойдет быстрее. Единственное, что важно сделать в этом случае, — четко сформулировать критерии выполнения. По пунктам пропишите, в каком виде и когда вы должны получить результат от другого человека, чтобы ваша работа не пострадала.

6. Напоминайте

Списки дел очень помогают в работе. Но если в нем не только творческие задачи, но и встречи, не лишним будет установить систему напоминаний. Приложений, которые с этим помогут, много — от Google Calendar до крупных систем планирования со встроенной системой оповещений. Но иногда они больше отвлекают, чем помогают. Если хочется максимальной простоты легкости, установите Timepage Moleskine — приложение с приятной графикой синхронизирует встречи, покажет маршруты, напомнит контакты и подскажет прогноз погоды.

Скриншот с интерфейсом Timepage Moleskine

7. Автоматизируйте

Делегировать задачи можно не только людям, но и инструментам. Например, графический онлайн-редактор VistaCreate берет на себя большой объем работы, предлагая удобные шаблоны в 40 форматах. Во-первых, с ними вы потратите меньше времени на создание дизайна (останется только отредактировать шаблон). Во-вторых, сможете использовать визуальный контент из встроенной библиотеки VistaCreate, а не искать подходящие иллюстрации или видео в сети. Экономия времени и сил по двум направлениям сразу! Дизайнеру, который работает с социальными сетями, рекламой или печатной продукцией, одностраничные и многостраничные шаблоны сэкономят от часа до целого дня работы (а то и нескольких дней).

Форматы маркетинговых материалов в VistaCreate

Дизайн — творческая работа, автоматизировать ее сложно. Но упростить рутинные задачи не проблема. В планировщике продублируйте таски, чтобы не добавлять их вручную. А еще дайте доступ к своим креативным бордам и настройте оповещения на всю команду, чтобы не рассылать документы каждому.

8. Отказывайтесь от лишнего

Поддавшись эмоциям, можно набрать больше задач, чем можно качественно выполнить. Это проще сделать фрилансерам, но если работаете в команде, отказаться от пустой работы сложнее. Но тоже возможно. Если задача не входит в список постоянных обязанностей, не вписывается в стратегию и обещает много головной боли, говорить «да» нужно осторожно. Руководствуйтесь простым правилом: всегда просите объяснить, почему задача важна. Это поможет избежать лишней нагрузки, которая поглотит ценное время. Попросите коллегу составить бриф и максимально четко описать, каким должен быть результат и что он даст проекту. Если задача сформулирована на эмоциях и по-настоящему не важна, она растворится уже на этом этапе.

9. Делитесь

Поддержка со стороны профессионального комьюнити — важная составляющая вдохновения. Делитесь своей работой в социальных сетях и на специальных платформах вроде Dribbble и Behance, чтобы получить обратную связь от коллег. Единственное, чего не стоит делать, — погружаться в обсуждения. Потеряете время и энергию.

Скриншот страницы с работами дизайнеров в Dribbble

Сохраняйте самые приятные комментарии на скриншотах и складывайте их в личную папку. Когда случится очередной приступ прокрастинации или неуверенности в своих силах, пересмотрите эти отзывы — и вдохновение придет. Просматривая чужие работы, можно пополнить свой профессиональный мудборд — это тоже станет источником вдохновения. Главное, не слишком увлекаться переходом по ссылкам, такие путешествия могут поглотить уйму времени. Пополняйте мудборды собственным контентом — фотографируйте в офлайн-мире все, что вдохновляет или просто цепляет.

10. Отключайте интернет

Один из главных врагов продуктивности — отвлекающие факторы. Сообщения об обновлениях групп в Telegram, почтовые пуши и даже важные напоминания таск-менеджеров — все это хоть на секунду, но перетягивает внимание. Этого хватает, чтобы потерять мысль. Каждый выбирает периоды концентрации сам. Кому-то для продуктивной работы нужно 1,5 часа и 15 минут отдыха после, кому-то лучше работать по «технике помидора» — 25-минутные интенсивные рабоче промежутки чередовать 5 минутами отдыха. Чтобы не пропустить окончание рабочего периода, установите таймер — обычный, кухонный или цифровой (например, Focus, который работает оффлайн).  Чтобы ничего не отвлекало, соберите во вкладках все, что нужно для работы, и отключите интернет. Телефон лучше тоже перевести в беззвучный режим и положить в другой комнате.

11. Переключайтесь

Хороший дизайн — это не только и не столько про графику, сколько про умение вызывать нужные эмоции. Понять, как именно их вызвать, задача не из простых. Озарение часто приходит из источников, которые на первый взгляд к графике не имеют никакого отношения. Если продуктивность и творческая энергия на нуле, подпитайте себя — прочитайте книгу, которую все обсуждают, сходите в галерею современного искусства, приготовьте рыбу по балканскому рецепту. Идеально, если параллельно с рабочими задачами у вас будет свой проект. необязательно связанный с дизайном. Можно быть лектором на курсах, играть в музыкальной группе или готовиться к очередному марафону Ironmаn. Если не готовы подписываться на что-то крупное, составьте список разноплановых дел на месяц и методично его выполняйте.

Важно! Перед тем, как переключиться, четко сформулируйте задачу, которую хотите решить — мозг в фоновом режиме продолжит искать варианты решения. И найдет.

12. Работайте с телом

Один из шаблонов VistaCreate на тему спорта Дизайн — это в первую очередь творчество, но ни одна творческая задача не реализуется силой мысли. Главный инструмент работы — вы сами. Если болят глаза, ноет шея, вы хотите спать или есть, продуктивность будет падать прямо пропорционально тому, как плохо вы себя чувствуете. Чтобы сконцентрироваться, помедитируйте или сделайте простую дыхательную гимнастику — глубокий вдох через нос, задержка дыхания, полный выдох через рот.

Еще можно добавить:

• 30 минут физической активности. Во время прогулки, занятий легким спортом или йогой вы чаще и глубже дышите, тело активнее получает кислород и голова «прочищается». Быстрая пробежка до ближайшего кафе может стать неожиданным источником идей — достаньте наушники из ушей, поставьте телефон на беззвучный режим и просто впитывайте то, что вас окружает.
• Контрастный утренний душ. Он активизирует глубокое дыхание и циркуляцию крови.
• Массаж шеи. Если вы много времени проводите за компьютером, страдает шея — из-за того, что голова все время наклонена, появляется мышечное напряжение и нарушается кровообращение. Поможет профессиональный массаж шейно-воротниковой зоны.

Подытожим

Чтобы продуктивность была на нужном уровне, важно обеспечить себе психологический и физический комфорт. Выполнять творческие задачи будет проще, если вы:

• Понимаете смысл того, над чем работаете. Нужно знать, что задача оправдана стратегически и приближает вас к цели.
• Берете на себя только важное. При возможности делегируйте неинтересные, неважные или слишком затратные по времени задачи.
• Не отвлекаетесь. Всплывающие сообщения или горячие комментарии в соцсетях могут сжечь основной объем внимания, и энергии на работу не останется.
• Находите вдохновение во внешнем мире. Иногда на гениальную мысль может натолкнуть страница каталога IKEA или цветовая гамма заката. Не ограничивайте себя экраном компьютера.
• Заботитесь о теле. Легкая физическая нагрузка и правильное дыхание запустит работу всех систем организма, прогонит сонливость и даст заряд энергии.

Подбирайте сервисы для коллективной работы в дизайн-командах и пользуйтесь удобными SMM-инструментами, которые помогут автоматизировать процессы и освободить место для творчества.